建设目标
基于对传统财务系统(网上报销、会计核算)升级改造,通过构建电子会计档案管理系统,实现电子会计档案从采集、整理、保管、利用到销毁全流程电子化管理。
整体框架
系统功能
1.档案采集
实现从单位会计核算自动获取会计资料进行归档,实现结构化数据转为非结构化数据(版式文件),会计资料包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等。
2.档案管理
主要实现对单位电子会计档案的组卷装册、归档管理,以及支持附件补录上传等功能。
3.档案利用
支持会计档案的综合查询、模糊查询、全文检索等,可根据会计资料类型,会计期间、单位、题名、文号、关键字、摘要、科目、金额等信息进行综合检索。另外支持文件下载、内部借阅等档案综合利用管理。
4.清册管理
支持档案的移交清册、保管清册、以及销毁清册管理功能。
5.档案销毁
支持档案的鉴定申请与审核、档案销毁申请与审批的档案后续综合管理。
6.电子票夹
支持电子发票管理,实现电子发票版式文件加载、元数据读取、保存功能,同时实现电子发票与对应记账凭证关联功能。
7.纸质档案管理
主要实现纸质档案上架下架、档案外借、档案归还、档案室管理等功能。实现电子会计档案与对应纸质档案建立关系。
8.账簿查询
支持记账凭证、总账、明细账、余额表等结构化数据归档功能,同时支持历史年度总账到明细账、明细账到记账凭证的层层钻取,方便查询检索。
优势与亮点
1. 符合最新政策要求,及相关标准规范
严格按照《办法》和最新《通知》要求开发设计;遵循《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2016)、《会计档案案卷格式》(DA/9—2008)、《财经信息技术会计核算软件数据接口(GB_T24589-2010)、《档号编制规则》,以及电子发票相关规范。
2.会计资料全面影像化
支持多方式影像采集,与财务系统对接,实现会计凭证、会计账簿、报表等会计材料全面归档管理,实现会计档案从“前端产生-财务核算-档案管理”全生命周期的电子化闭环管理。
3.实现自动装册、自动归档、自动上架
按照凭证与影像文件不同维度,不同方式装册、拆册、浏览;已装册的档案盒自动归档;归档的档案盒对应纸质档案自动上架到档案保管位置,方便调阅。
4.建立电子会计档案与相关纸质档案关联
归档成功后,按照档案管理要求上架至指定档案室,系统记录上架的档案室信息;另外,基于单据条形码扫描,实现纸质档案反向快速定位电子会计档案位置功能。
5.档案多维度检索,满足对内外用户需求
支持目录查询、专题查询、综合查询、模糊查询等多种检索方式;支持凭证上下级联查;灵活设置查阅权限。
6.可靠的安全性
采用身份认证、电子签章、区块链技术,防篡改、防泄漏,保证存储和传输的真实、完整、可用、安全(四性);
支持信息技术应用创新环境部署。